Журнал реєстрації договорів – це важливий інструмент для будь-якого бізнесу, який допомагає відстежувати та керувати укладеними угодами. Він дає змогу вести облік усіх документів, пов’язаних із договорами, зберігати інформацію про сторони, суми, терміни та інші важливі умови.
Створення журналу реєстрації договорів може здатися складним завданням, але насправді це досить просто. У цій статті ми розглянемо кілька кроків, які допоможуть вам створити ефективний і зручний журнал реєстрації договорів.
Перший крок – визначити необхідні поля для заповнення. У журналі реєстрації договорів мають бути зазначені основні дані про кожен договір, наприклад, його номер, дата укладення, сторони, сума, строк дії тощо. Визначте, які поля вам необхідні та додайте їх у таблицю.
Другий крок – створити таблицю для ведення журналу. Для цього можна використовувати програми для роботи з таблицями, такі як Microsoft Excel або Google Sheets. Створіть стовпці для кожного з полів, які ви визначили на попередньому кроці, і заповніть їх заголовками. Також не забудьте додати стовпець з унікальними номерами для кожного договору, щоб спростити пошук і сортування інформації.
| № | Дата укладення | Номер договору | Найменування сторін | Зміст договору |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.01.2022 | Д-001 | ТОВ “Компанія” і ТОВ “Партнер” | Співпраця у сфері IT-послуг |
| 2 | 15.02.2022 | Д-002 | ТОВ “Компанія” та ІП “Клієнт” | Постачання товарів |
| 3 | 20.03.2022 | Д-003 | ТОВ “Компанія” і ТОВ “Партнер” | Оренда офісного приміщення |
Як заповнювати журнал реєстрації вихідних документів?
Журнал містить такі графи:
- Реєстраційний номер
- Дата
- Вид документа Короткий зміст
- Адресат (ПІБ, організація, адреса)
- Кількість аркушів Додатки
- Кількість примірників
- Виконавець
- Спосіб надсилання
Які документи реєструються в журналі реєстрації?
Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання та використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також ті, що створюються, – внутрішні та ті, що відправляються. Документи реєструються незалежно від способу їхньої доставки, передання або створення.
Як заповнювати журнал реєстрації вхідної кореспонденції?
Але є обов’язкові пункти, які важливо відобразити всередині журналу обліку кореспонденції:
- реєстраційний номер і вхідну або вихідну дату;
- реквізити адресата або одержувача;
- дані виконавця;
- період виконання документа;
- примітки або додатки.
