Службова записка і лист – два основні види письмової комунікації в робочому середовищі. Вони використовуються для передачі інформації, висловлення думок, запиту або надання різних послуг. Однак, між ними існують деякі відмінності, які необхідно враховувати під час їх складання.
Службова записка є документом внутрішнього користування, який призначений для передачі інформації між співробітниками однієї організації. Вона зазвичай має суворий формат і містить коротку та чітку інформацію. На відміну від службової записки, лист може бути надіслано як усередині організації, так і за її межами.
Під час складання службової записки або листа необхідно враховувати кілька важливих правил. По-перше, слід почати з ясного і конкретного заголовка, який відображає основну тему повідомлення. По-друге, текст має бути доступним і легко читатися. Важливо використовувати просту і зрозумілу мову, уникаючи складних термінів або абревіатур, якщо вони невідомі адресату. По-третє, необхідно бути ввічливим і шанобливим у своєму зверненні, особливо під час написання листа.
| Службова записка чи лист як правильно | |
|---|---|
| Адресат: | ПІБ адресата |
| Відправник: | ПІБ відправника |
| Дата: | дд.мм.рррр |
| Тема: | Службова записка чи лист як правильно |
| Шановний/а ПІБ адресата! | |
| Сьогодні я пишу вам цю службову записку/лист, щоб проінформувати вас про правильне оформлення цього документа. | |
| По-перше, важливо вказати адресата, тобто ПІБ і посаду людини, якій ви адресуєте цей лист/записку. | |
| По-друге, необхідно вказати відправника, тобто ваше ПІБ і посаду. | |
| По-третє, слід вказати дату складання документа. | |
| По-четверте, у темі листа/записки варто вказати її короткий зміст. | |
| Насамкінець, шановний/ая ПІБ адресата, прошу взяти цю інформацію до уваги під час складання службових записок/листів у майбутньому. | |
| З повагою, | |
| ПІБ відправника | |
У правильно складеній службовій записці пріоритет віддається ясності та стислості. Використовуйте пряму мову, уникайте жаргонізмів і швидко переходьте до суті, зрозумілої навіть тим, хто не знайомий із темою. Хоча службова записка є діловим документом, це не означає, що вона має бути сухою та нецікавою.10 сент. 2023 г.
